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27 février 2023

Les outils numériques essentiels pour gérer ton entreprise

Tu gères ton entreprise avec des fichiers Excel et tu trouves que c’est efficace ? Tant mieux ! Par contre, si tu commences à envoyer plus de 20 factures par mois à des clients et que tu fais tes suivis dans ces mêmes fichiers Excel, tu pourrais gagner en efficacité en utilisant ces 3 outils numériques essentiels.

À noter que les outils présentés dans cet article sont à titre indicatif et ne présentent pas des listes exhaustives de tous les outils existants, mais plutôt des exemples connus qui ont bien fait leurs preuves.

1. Outil de communication, collaboration et documentation

C’est le minimum essentiel pour avoir une adresse de courriel professionnelle et commencer à organiser les tâches administratives de la bonne façon.

Exemples :

2. Outil de soumission, facturation et comptabilité

Cet outil est nécessaire pour gagner du temps lorsque tu fais de la compilation de factures ou le transfert de devis en facture, mais il est aussi primordial pour suivre la santé financière de ton entreprise (Combien as-tu fait d’argent le mois passé ? Quelle facture ne m’a pas encore été payée ? etc.).

Exemples :

3. Outil de Gestion de la relation client ou CRM : costumer relation management

C’est l’outil indispensable pour faire des suivis avec tes clients et ne rien manquer comme opportunité d’affaires.

Exemples :

Pour les commerces de détail, le CRM peut être remplacé par un POS afin de gérer l’expérience de tes clients comme la fidélité.

Exemples :

L’outil 3 en 1

Il existe aussi des catégories d’outils qui permettent de gérer l’ensemble des processus en un seul et même endroit.

Exemples :

Comment choisir le bon outil?

Afin de choisir l’outil qui te permettra de gérer efficacement tes processus, il faut en comparer quelques-uns.

Voici des critères que tu peux utiliser pour comparer les outils :

Agréable à utiliser (user friendly)

Tu dois avoir du plaisir à l’utiliser, sinon tu ne t’en serviras pas et encore moins ton équipe. Avant de faire un choix, tu peux définir les critères d’utilisation qui sont prioritaires pour toi.

Quelques exemples de critères :

  • Navigation dans l’interface
  • Disponible en plusieurs langues
  • Avoir une application pour téléphone intelligent
  • Et bien plus !

La comptabilité

Est-ce que l’outil sélectionné se connecte facilement à d’autres outils ? Est-ce qu’il se connecte à ton système de facturation et à ton CRM ? Des intégrations doivent déjà être disponibles pour éviter d’être bloqué plus tard.

Tu peux chercher sur le site Internet de l’outil s’il mentionne que des intégrations sont possibles.

Exemple :

Le coût

Attention ! Les propositions tarifaires sont diamétralement opposées d’un outil à l’autre. Essaie de comparer le coût sur 1 an ou 5 ans en n’oubliant pas de prendre en compte tous les frais reliés (nombre d’utilisateurs, modules à prévoir, etc.).

Voici des ressources afin de comparer les outils que tu penses intéressants pour ton entreprise :

  • GetApp : qui permet de découvrir des alternatives aux outils sélectionnés et faire des comparaisons basées sur les notes des utilisateurs
  • Capterra 
  • BDC : qui propose des comparaisons de fonctionnalité par catégorie d’outils

Prendre le temps de bien choisir

Offre-toi l’opportunité de prendre le temps pour faire un choix réfléchi.

Rien ne sert non plus de souffrir de paralysie de perfection. Aucun outil n’existe encore pour répondre à TOUS tes besoins, alors il faut faire des compromis et se lancer !

4 exemples de scénarios d’outils que tu pourrais utiliser dans ton entreprise :

Des ressources pour t’aider à bien choisir

Besoin d’un coup de main pour choisir tes essentiels numériques? Contacte-nous pour discuter de tes besoins avec un.e de nos conseiller.ère.s.

Tu pourrais aussi profiter d’un accompagnement technologique personnalisé dans le cadre du programme « Active ta technologie ». Pour les détails, c’est juste ici.